Tuz Cart
Per i documenti riservati serve una selezione approvata, una custodia controllata e un passaggio di consegna concordato. Liberare spazio non deve portare a eliminare fascicoli da conservare.
Separa la decisione dalla movimentazione
Chi svuota il locale non dovrebbe decidere sul momento quali pratiche eliminare. Definisci prima il perimetro e individua un referente che conosca le esigenze dell’archivio. Usa etichette sui contenitori per distinguere il materiale approvato da quello da conservare.
Clienti, personale, contratti e documenti contabili possono avere esigenze diverse. Verifica con i referenti competenti i termini applicabili e l’eventuale presenza di contenziosi o verifiche in corso. La semplice anzianità della scatola non basta per autorizzarne la distruzione.
Tieni il materiale sotto controllo fino al ritiro
Evita di collocare fascicoli riservati in corridoi aperti al pubblico o vicino ai rifiuti ordinari. Prepara una zona di attesa con accesso controllato e contenitori che non lascino disperdere fogli durante gli spostamenti.
Queste sono misure organizzative da adattare alla sede e al contenuto dell’archivio. I principi richiamati dal Garante comprendono la limitazione della conservazione e la sicurezza dei dati: non coincidono con l’obbligo di tenere ogni documento per sempre.
Prepara la richiesta senza condividere il contenuto
All’operatore servono volume, ubicazione e condizioni di carico. Non serve inviare fotografie di documenti aperti con dati leggibili. Riprendi i contenitori e il percorso, coprendo etichette o nomi che non sono necessari alla valutazione.
Chiarisci il tipo di intervento richiesto: distruzione di carta, sgombero dell’intero locale o anche ritiro di apparecchiature. Se sono presenti supporti digitali, descrivili separatamente: il ritiro dei RAEE non equivale alla cancellazione dei dati.
Chiudi il lavoro con un riscontro ordinato
Prima del carico controlla che non siano rimasti contenitori da conservare nel gruppo autorizzato alla distruzione. Concorda con il fornitore i documenti del servizio e il destinatario che li riceverà.
Archivia insieme richiesta, preventivo accettato e documentazione finale. In questo modo chi gestisce la sede può ricostruire cosa era stato richiesto e cosa è stato effettuato, senza affidarsi a messaggi dispersi tra persone diverse.
Prima di contattarci
- Approvazione interna del materiale
- Contenitori distinguibili e area controllata
- Foto d’insieme senza dati leggibili
- Documenti e destinatario concordati
Le domande più comuni
Il GDPR impone di distruggere subito tutti i vecchi documenti?
No. La conservazione va valutata rispetto alle finalità e agli obblighi applicabili: non esiste un’unica scadenza valida per tutto un archivio.
La distruzione della carta copre anche i dati sui computer?
No. I supporti digitali richiedono una valutazione distinta e modalità di gestione dei dati espressamente concordate.
